Devis, factures, rapports d’activité… Et si on se débarrassait complètement du papier? Les logiciels de gestion offrent de considérables gains de productivité aux entreprises de maintenance en leur permettant la dématérialisation de leurs documents, à plus de niveaux qu’on le croit.
Des processus plus rapides, de la facturation…
Depuis la loi du 13 mars 2000, qui reconnait la valeur probante de la signature électronique, il est permis de se passer totalement du papier pour sa facturation. Pour les entreprises qui travaillent avec des techniciens de maintenance sur le terrain, cela suppose de nombreuses sources d’économies sur le temps de travail.
Par exemple, les rapports d’activité ou les devis deviennent beaucoup plus rapides à traiter. Si l’on utilise le papier, faire un devis prend du temps : avant que les services administratifs le rédigent, il faut parfois que le technicien fasse un état des lieux sur le site de maintenance. C’est après avoir eu son rapport d’activité que le secrétariat peut envoyer le devis.
Si l’on passe par un logiciel de gestion des tournées de maintenance comme Synchroteam, le processus est bien plus fluide et optimisé. Sur place, le technicien peut faire l’état des lieux avec le client, et créer en temps réel un devis sur mesure selon les besoins de ce dernier. Le devis est généré par le technicien sur la tablette, et envoyé au client sous forme de PDF. Il en va de même pour les factures : elles sont créées par le logiciel en quelques clics, puis envoyées au client par email.
… Aux rapports d’activité
Grâce à la dématérialisation, les rapports d’activité peuvent également être créés en temps réel. Un logiciel de gestion des tournées permet de les faire générer par le technicien sur place, sans travail additionnel. Les rapports d’activités dématérialisés peuvent ensuite être commentés par un employé dans les bureaux ou par un autre technicien en déplacement.
Cette dématérialisation engendre des gains multiples pour votre entreprise : tout d’abord, grâce aux gains de productivité dégagés pour chacun de vos employés. Au lieu d’archiver des rapports d’activité ou des factures, un employé au siège peut être affecté à une tâche plus importante et plus productive que l’édition et la manipulation de documents papier.
Le travail collaboratif devient un jeu d’enfant
Avec des documents dématérialisés et éditables en temps réel, le travail collaboratif va devenir une seconde nature pour votre entreprise. Une solution comme celle de Synchroteam propose à plusieurs employés d’annoter un rapport d’activité ou un document de travail, à distance, une fois qu’ils ont été affectés à la mission.
La qualité de la relation client grâce à la dématérialisation
Pour vos clients, la dématérialisation de vos documents leur assure des processus plus fluides et plus rapides, sans qu’ils aient besoin d’être eux aussi abonnés à votre logiciel de gestion de tournée. Tous les documents qui leur sont destinés sont générés au format PDF.
L’expérience du client est aussi plus agréable, grâce à la personnalisation des documents selon les paramètres que vous décidez. La dématérialisation permet une grande réactivité de votre part : pas question qu’un prospect attende votre devis, alors qu’il hésite entre plusieurs concurrents !
Des économies de stockage et d’archivage
De son émission à son archivage, en passant par son envoi et son paiement, une facture papier coute en moyenne 17 euros à votre entreprise. Pour les rapports d’activité, il faut compter le temps de travail passé par le technicien sur les documents papiers. Bien plus efficace, la dématérialisation permet de réduire considérablement les frais de stockage et d’archivage des documents : tout est conservé sur des serveurs sécurisés ou sur vos ordinateurs, pour plus de sécurité, avec une capacité de stockage illimitée.
Le bénéfice ultime d’une dématérialisation: la valorisation de vos données via l’API Synchroteam
La dématérialisation n’est pas seulement une affaire d’économie de temps de travail et de stockage de papier. C’est aussi une remise à plat de votre politique gestion des données, afin qu’elle devienne le coeur de votre valeur ajoutée.
Une dématérialisation, pour être vraiment profitable, doit s’inscrire dans une réflexion autour de la thématique de la GED (Gestion Électronique des Données) : il s’agit d’un mode de traitement transversal des données d’opération, de la saisie aux processus opérationnels, en passant par les rapports d’activité et la facturation. Le but d’une GED est de valoriser ce patrimoine de votre entreprise, de le rendre plus accessible, de proposer de nouveaux services qui lui sont liés, ou encore d’améliorer votre propre organisation.
Avec un bon logiciel de traitement des données, ces dernières sont accessibles d’un bout à l’autre de la chaîne, pour en tirer le meilleur : le logiciel Synchoteam permet ainsi d’inclure vos datas dans un de vos progiciels (CRM, ERP…). L’API Synchroteam offre également la possibilité d’intégrer les données dans votre site web, votre extranet, votre portail client, etc…
