À l’heure où la conscience collective est à la préservation de la nature et à la diminution des déchets, vous avez peut-être songé à contribuer à ce changement pour l’environnement. Un moyen simple et efficace de participer activement à ce nouvel élan est de réduire la consommation de papier au sein des entreprises.
De plus en plus de compagnies adoptent cette nouvelle manière de travailler et changent ainsi la manière de consommer dans le monde des affaires.
La numérisation des documents et la gestion des données électroniques vous permettront de gérer facilement et efficacement la quantité d’informations circulant au sein de votre entreprise. Sans ces méthodes de travail, vous aurez plus de difficultés à accéder aux nouvelles technologies et vous risquez donc de vous faire évincer par vos concurrents.
Les avantages de réduire la consommation de papier
Passer d’une administration papier à une administration numérique dans votre entreprise CVC vous rendra plus compétitif et votre gestion de données n’en sera que plus allégée. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là et nous avons sélectionné pour vous les points les plus intéressants pour une entreprise de service technique !
Rapidité
Quelle situation vous fera gagner du temps pour retrouver un document ? Introduire quelques chiffres dans la barre de recherche de votre ordinateur ou éplucher les divers classeurs à la recherche de cette dite facture ? La réponse est évidente, c’est plus facile et plus fiable de retrouver un document numérisé. Vous améliorez ainsi votre productivité.
Environnement
Prendre la décision de faire passer votre entreprise à la gestion numérique des données est positif pour plusieurs raisons. Vous contribuerez non seulement à la protection de l’environnement en vous retirant du circuit de la coupe des arbres et en réduisant votre volume de déchets mais vous ferez aussi des économies en réduisant les charges liés à la papeterie de votre entreprise.
Mais ce n’est pas tout ! Vous aurez aussi la satisfaction de participer à la protection de l’environnement et donnerez ainsi une image positive de votre entreprise auprès de vos clients.
Rien que pour la consommation en entreprise, 300 millions de tonnes de papier sont produites chaque année et contribueraient à la destruction de près de 60.000km2 de forêts. Cela représente un peu moins de 1/10ième de la France en 1 an !
Vous désirez en savoir plus avant de passer au numérique ? Alors consultez l’article dédié à « L’impact de la consommation papier des entreprises ». Nous sommes certains que vous en serez convaincu !
Espace
En plus de réduire votre impact environnemental, vous réduirez aussi l’espace qu’occupent toutes ces données papier. Grâce au stockage numérique, vous pourrez garder une copie de tous vos documents sans perdre le moindre mètre cube ! La solution est simple, numérisez vos documents et sauvegardez-les sur un disque dur ou un serveur auquel les ordinateurs de votre entreprise auront accès.
Notre conseil : Faites toujours des copies de vos documents sur au moins un autre disque dur externe qui sera mis en lieu sûr. Vous pourrez y sauvegarder tous vos documents importants et dans le cas de pertes de données du premier disque, les retrouver en parfait état sur le second.
C’est terminé les armoires volumineuses aux multiples classeurs ! Créez vos propres dossiers depuis votre ordinateur et commencez dès maintenant à récupérer de l’espace.
Partage de l’information
On oublie facilement cet avantage lorsqu’on parle de la gestion numérique. Il est pourtant considérable. Que ce soit entre les employés, entre vous et vos collaborateurs ou entre vous et vos clients, le partage rapide et efficace de l’information est primordial.
Peu importe que les intervenants soient dans des endroits différents à des fuseaux horaires différents, travaillant à domicile, au bureau ou en voyage d’affaire, le partage de l’information se fait instantanément et de manière fiable grâce à la gestion numérique. Ceci facilite grandement le travail en équipe tout en permettant d’avoir accès aux dernières mises à jour des documents.
Encore un atout pour votre productivité !
Relation clients
Vous remarquerez qu’après avoir adopté la gestion numérique de votre administration et outre les avantages cités ci-dessus tels qu’efficacité, fiabilité, productivité, gain de temps, d’espace, vous bénéficierez d’un autre avantage considérable… La sympathie de votre clientèle !
Vous aurez en effet plus de sympathie de la part de votre clientèle parce que votre travail sera effectué plus rapidement, plus efficacement et que vous fournirez des services plus rigoureux et plus personnalisés. Vous améliorerez ainsi votre relation avec vos clients, bénéficierez de plus d’expérience et augmenterez vos chances d’être contacté par de nouveaux clients.
