Qu’est-ce que la planification d’itinéraires exactement ? Imaginez que vous dirigez une entreprise de services de terrain (cela ne devrait pas être trop dur). Votre réussite dépend de plusieurs éléments clés. Pour commencer, il vous faut une équipe de techniciens hautement qualifiés, efficaces et professionnels. Il vous faut également un stock minimum des pièces les plus courantes, et une flotte de véhicules. Vous devez enfin disposer des compétences organisationnelles nécessaires pour faire fonctionner votre entreprise… et à terme, réaliser un bénéfice !
Cela peut paraître simple, mais en réalité, c’est plus compliqué qu’il n’y paraît. Et la planification d’itinéraires est précisément le fil conducteur qui vous permettra de réussir.
En planifiant les itinéraires de vos techniciens pour toute la journée, vous leur permettrez d’effectuer plus d’interventions en moins de temps. Vous éviterez également le gâchis d’essence et la perte de temps générés par de multiples allers-retours dans la ville.
Voici quelques conseils et outils pour vous aider à planifier optimalement les itinéraires de vos techniciens et améliorer leur efficacité.
Comment planifier les itinéraires de vos techniciens
Il n’y a pas de secret : la seule vraie solution pour planifier efficacement les itinéraires de vos techniciens est de prendre un papier et un crayon (ou votre appareil mobile favori) et de plancher, technicien par technicien et intervention par intervention.
Il existe différentes manières de procéder. Vous pouvez attribuer un certain nombre de missions à chaque intervenant, et les laisser planifier eux-mêmes leur itinéraire. Mais cette méthode ne tient pas compte des besoins spécifiques des clients – par exemple, l’un d’entre eux peut être absent de son domicile l’après-midi.
Vous pouvez également attribuer les missions à vos employés en fonction de leur localisation. La répartition des missions ne sera pas égale, mais vous serez sûr(e) que les itinéraires et les temps de trajet seront optimisés.
Optimisation de planning
Il existe également des outils gratuits qui permettent d’élaborer individuellement l’itinéraire de chaque technicien, comme Google Maps. Cette application en ligne vous permet de créer facilement un aperçu des itinéraires et des missions du jour. En outre, l’application fournit à vos techniciens des indications pas-à-pas pour se rendre sur le site de leur prochaine mission, éviter les embouteillages et passer le moins de temps possible sur la route.
De nombreuses entreprises combinent l’utilisation de Google Maps pour la planification d’itinéraire et de Google Calendar, un autre outil gratuit permettant de planifier les interventions. Comme les utilisateurs peuvent ajouter des informations sur le lieu à chaque tâche du calendrier, ces deux outils se complètent très bien.
Mais ces outils ont leurs limites. Si leur utilisation est indiquée pour les petites et moyennes entreprises, ils sont moins adaptés lorsque votre entreprise commence à grandir. Lorsque les commandes affluent, planifier les itinéraires peut prendre de plus en plus de temps et devenir un travail à plein temps.
Par ailleurs, si Google Maps et Google Calendar se complètent bien, ils ne permettent pas d’intégrer votre liste de clients, vos bons de commande, votre inventaire, votre système de facturation, etc. La meilleure solution reste donc un outil de logiciel de gestion des services de terrain dédié.
Planifier les itinéraires avec Synchroteam
Devoir passer à une application de gestion des services de terrain, c’est bon signe : les affaires sont si bonnes et votre entreprise se développe tellement que vous avez besoin d’un logiciel professionnel pour la gérer !
Un logiciel de gestion des services de terrain comme Synchroteam permet de planifier facilement les itinéraires de vos techniciens. Grâce à la géolocalisation par GPS, vous pouvez consulter à tout moment la charge de travail, la position actuelle et l’itinéraire à venir de chaque technicien. Cette fonctionnalité vous permet également d’estimer le temps de trajet, en tenant compte de la circulation dans la zone. En outre, vous disposez de ScheduleAssist : un outil de planification des interventions unique à Synchroteam, qui analyse votre planning et suggère les meilleurs créneaux pour les nouvelles missions. Cette fonctionnalité intelligente tient compte de plusieurs facteurs, tels que les qualifications nécessaires pour l’intervention et la distance.
Faire en sorte que chaque trajet compte
En matière de planification d’itinéraires, chaque entreprise de services de terrain a sa propre stratégie. L’important est de choisir la méthode et les outils qui répondent le mieux à vos besoins (et votre budget !). Et le moment venu, l’ajout d’un outil de planification dédié à votre flux de travail vous permettra de maximiser les capacités de votre équipe La plupart du temps, l’investissement est très vite rentable, car il apporte un important gain d’efficacité.
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Image de Patrick Pelster.
