Avec un logiciel de gestion d’interventions de maintenance sur le terrain, tout est un peu plus facile. Un logiciel de gestion d’interventions sur le terrain comme Synchroteam est spécialement conçu pour vous aider à gérer toutes sortes de tâches dans votre activité quotidienne.
De la planification des commandes à la gestion des clients, du suivi des stocks à la facturation… Un logiciel complet de gestion et de planification est au cœur de votre activité de service sur le terrain et sert de centre de contrôle. Il facilite la communication, la gestion des informations et l’assistance aux clients.
Mais ne nous prenez pas au mot. Je peux imaginer une meilleure façon de vous montrer comment ce type de logiciel joue un rôle clé dans vos opérations commerciales quotidiennes. Revoyons ce qui serait une journée standard au bureau, et comment un logiciel de technicien de terrain vous aide à chaque étape du processus.
Gestion des bons d’interventions
La première étape de tout travail que vous effectuez dans votre entreprise de services sur le terrain est la réception et le traitement des bons d’intervention. Avec un logiciel de planification d’interventions, vous pouvez facilement ordonnancer les interventions selon le degré d’urgence ou vos engagements contractuels.
Une fois dans le système, l’intervention est liée à toute autre information qui s’y rapporte. Par exemple, si elle provient d’un client récurrent, elle sera ajoutée à son historique. Et elle partagera également tout autre document important : photos, schémas, permis, etc.
De cette façon, toute personne de votre entreprise peut vérifier les informations pertinentes concernant un certain bon de travail de manière très simple.
Planification et répartition
Une fois que vous avez un tas de commandes entre les mains, il est temps de les planifier et de créer un planning pour la semaine. Il est particulièrement facile de faire cela avec un logiciel de gestion et de planification d’interventions. De plus, les utilisateurs de Synchroteam peuvent bénéficier de ScheduleAssist. Cet outil de planification automatique vous aide à répartir les tâches entre les techniciens en tenant compte de plusieurs facteurs.
En fonction de la distance à parcourir ou des compétences nécessaires pour effectuer le travail, l’outil de planification suggérera le meilleur créneau horaire pour un nouveau travail. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les tâches sont attribuées aux techniciens les plus appropriés.
Aider le technicien de terrain
Maintenant que chaque technicien a sa propre liste de tâches, il est temps de prendre la route. Un logiciel de pointe pour les techniciens de service sur le terrain suggérera les meilleurs itinéraires pour se rendre à chaque destination, ce qui permet d’économiser du temps et du carburant. De plus, chaque technicien dispose de sa propre application logicielle pour mobile.
La version mobile d’une application de gestion des services sur le terrain fonctionne comme un bureau de poche pour le technicien lorsqu’il est sur le terrain. Finis les allers-retours entre le bureau et le client à cause de papiers oubliés. Il a accès à toutes les informations dont il a besoin pour son travail. Ils peuvent accéder à l’historique du client et vérifier avec le bureau s’il y a un problème. C’est un véritable gain de temps !
Facturer le client
Un logiciel de gestion d’interventions peut également être utile (en particulier dans sa version mobile) pour la gestion des documents et même pour la facturation et pour l’encaissement. Une fois le travail terminé, le technicien peut générer les documents nécessaires et recueillir les signatures sur place. Il peut également envoyer des copies de la facture au client immédiatement, par courrier électronique, depuis son appareil mobile.
C’est là que le bureau dit “sans papier” fait vraiment bonne figure. Une démonstration claire que la technologie peut vraiment vous aider à faire un meilleur travail et à fournir un meilleur service aux clients. Non seulement elle vous fait gagner du temps, mais elle vous permet aussi d’encaisser les paiements encore plus rapidement.
Rapports et traitement des données
La facturation peut être la dernière étape de toute intervention de maintenance. Mais votre travail ne s’arrête pas là, avec toutes les informations stockées dans votre système, vous pouvez également créer toutes sortes de rapports. De cette façon, vous pourrez utiliser les données pour analyser vos performances actuelles, trouver des zones d’amélioration et augmenter votre efficacité.
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Image par Yan Krukov sur Pexels
