Depuis sa création en 2013, la société The Bike Washer utilise Synchroteam, logiciel de gestion des interventions de maintenance et de planification de tournées. Témoignage de Thomas Bacharzyna, l’un des fondateurs de cette entreprise qui a mis au point la première application mobile permettant de faire nettoyer son deux-roues motorisé. Ceci, sur son lieu de stationnement et sans avoir à être présent.
Pouvez-vous présenter le service proposé par The Bike Washer ?
L’entreprise a été lancée commercialement en août 2013. Il s’agit du premier service de nettoyage géolocalisé, à destination des motards et conducteurs de deux-roues motorisés (scooters…). Via une application mobile iPhone et Android ou notre site Internet, ils ont la possibilité 
de commander un nettoyage de leur véhicule sur son lieu de stationnement. Il suffit pour cela, de donner les coordonnées géographiques et les informations qui nous permettent d’identifier le deux-roues. Nous intervenons aux horaires demandés, sur Paris et la petite couronne ouest : Clichy, Levallois, Boulogne… C’est-à-dire, dans les zones d’affaires et de bureaux.
L’idée vient de mes deux associés et moi-même, utilisateurs de deux-roues depuis longtemps sur Paris. Nous ne disposions pas de solution pour nettoyer facilement et rapidement nos véhicules. Pour les voitures c’est simple, il suffit d’aller dans une station-service. Mais pour les deux-roues, il n’y avait pas de service spécifique. C’est pourquoi nous avons pensé associer les techniques de nettoyage aux technologies mobiles. Ceci, pour faire gagner du temps aux conducteurs de deux-roues : ils n’ont pas besoin de se déplacer, ni d’être présent lors du nettoyage. Nous intervenons pendant les heures de bureau, quand ils n’ont pas besoin d’utiliser leur véhicule.
Qui utilise le logiciel de planification de tournées Synchroteam au sein de The Bike Washer et comment ?
Trois personnes interviennent sur les véhicules. Elles utilisent le client mobile de Synchroteam. Dans nos bureaux, une personne est chargée de répartir les interventions entre les techniciens depuis le back office du logiciel de planification de tournées Synchroteam. Celui-ci a été pleinement intégré dans notre système de fonctionnement, dès le début de notre activité. Aujourd’hui, nos trois techniciens effectuent environ 20 interventions par jour à l’aide de Synchroteam.
Comment avez-vous connu le logiciel de gestion des interventions de maintenance Synchroteam et quelles sont les raisons qui vous ont décidé à l’utiliser ?
Je cherchais une solution en mode Saas pour la gestion des interventions et la planification de tournées : il me fallait un outil souple, qui ne nécessite pas d’investissement, mais faisant partie des charges courantes. J’ai cherché ce qui se faisait sur le marché. J’ai repéré deux intervenants majeurs dans ce domaine, dont le logiciel de gestion de tournées Synchroteam. J’ai testé les deux solutions et la proposition de Synchroteam l’a emporté pour plusieurs raisons. Notamment, la relation commerciale : la façon dont nous avons échangé et la manière dont j’ai pu tester le logiciel d’optimisation de tournées. Egalement, la tarification, ainsi que les fonctionnalités et la souplesse de Synchroteam, qui a adapté son outil à mon activité spécifique.
Par exemple, nous ne créons pas d’interventions manuellement dans le back office de Synchroteam (sauf pour les professionnels, concessionnaires ou garages pour lesquels nous intervenons en tant que sous-traitant). La prise de commande est en effet automatisée via notre application mobile ou notre site Internet. Le client choisi en ligne, un créneau horaire en fonction des disponibilités dans le planning d’intervention. Il n’y a pas de contact humain, nous ne fonctionnons pas au rendez-vous. C’est pourquoi des développements ont été effectués par Synchroteam, en coordination avec nos équipes pour adapter le logiciel à notre mode de fonctionnement : les interventions qui arrivent via Internet sont traitées par un « filtre de disponibilité » pour être planifiées automatiquement dans un créneau libre et enregistrées dans le tableau de bord de Synchroteam.
Cartographie des interventions, rapports d’activité… Utilisez-vous toutes les fonctionnalités du logiciel d’optimisation de tournées ?
Une fois que les opérations de nettoyage sont commandées par le client et planifiées automatiquement dans Synchroteam, via notre application ou site Internet, nous optimisons le parcours des techniciens grâce à la fonction de cartographie des interventions. Cette fonctionnalité du logiciel Synchroteam nous permet d’organiser au mieux le planning des techniciens. La géolocalisation des interventions est un élément clé pour nous.
Les rapports d’activité constituent le deuxième point sur lequel nous avons travaillé avec Synchroteam, pour l’adapter à notre activité. Nos clients reçoivent en effet, un compte rendu de l’intervention avec deux photos : une avant le nettoyage et une après. Nos techniciens prennent ces images sur le terrain et les intègrent dans leurs rapports d’activités, qu’ils remplissent depuis leur smartphone. Dans le back office, nous sommes libres de garder certaines informations pour nous en interne, avant d’envoyer le compte rendu d’intervention aux clients, dans leur compte personnel en ligne.
Par ailleurs, Synchroteam permet de synchroniser différentes applications du Cloud avec le logiciel d’optimisation de planning, via des connecteurs. Nous utilisons ce système de pont entre les logiciels, pour une intégration de MailChimp : un outil qui nous permet de gérer l’envoi de nos emails marketing. Grâce aux connecteurs Synchroteam, lorsqu’un client créé un compte The Bike Washer, son email est directement enregistré dans ma base de données MailChimp.
Que vous apporte Synchroteam aujourd’hui ?
Synchroteam se trouve au cœur de mon système informatisé. Il fait partie intégrante de notre mode de fonctionnement. A tel point, qu’il m’est impossible d’imaginer ce que je devrais faire à la main. Sans ce formidable assistant informatique pour la planification de tournées et son outil de cartographie des interventions, ma proposition commerciale ne serait pas la même. Cela limiterait le nombre de commandes par jour. Il y aurait peut-être trois fois moins d’interventions… Ce serait-même contre-productif, je passerais ma journée à prendre des rendez-vous… De plus, en termes d’utilisation, le logiciel Synchroteam ainsi que sa version mobile sont très faciles à prendre en main.
