La société ZenConnect utilise Synchroteam depuis plus de six mois pour le suivi des interventions de maintenance et une optimisation de planning. Témoignage de Yohann LECORNET, Chief Technology Officer (CTO) au sein de la société et qui s’est chargé de la mise en place du logiciel de gestion de tournées.
Pouvez-vous nous présenter l’entreprise ZenConnect ?
Fondée en 2012, ZenConnect est spécialiste des nouvelles technologies télécom, IT & Cloud. L’entreprise a pour vocation de répondre aux problématiques des réseaux informatiques et des applications métiers : mobilité, sécurité, disponibilité, qualité de service, nouveaux terminaux, etc. Chez ZenConnect, tous nos outils métiers s’appuient sur le Cloud Computing, de l’ERP en passant par le Support Technique. Le matériel réseau se manage depuis le Cloud et non via un service physique.
La société est installée à Paris. Nous intervenons en France et à l’étranger pour du conseil, ainsi que pour l’installation d’équipements et la maintenance, s’il y a un problème technique. C’est pourquoi nous cherchions une solution pour la gestion des installations et le suivi des interventions de maintenance.
Comment avez-vous connu Synchroteam ? Pourquoi avoir choisi cette solution pour le suivi des interventions de maintenance ?
C’est très simple, une recherche sur Google et nous sommes tombés sur Synchroteam. Nous n’avons pas trouvé de concurrent équivalent pour la gestion et le suivi des interventions de maintenance. En plus, il s’agit d’une entreprise française, ce qui est important pour nous. Grâce à la période d’essai de 14 jours, nous avons remarqué la puissance du logiciel et la qualité que cela nous apporterait au quotidien tant d’un point de vue client, back-office et pour nos techniciens. De plus, tout est dans le Cloud et cela rejoint notre état d’esprit, nous pouvons nous concentrer sur notre métier avec aucune contrainte dans la maintenance du logiciel et du matériel nécessaire à l’utilisation de ce service.
Qui utilise Synchroteam au sein de votre société ? Vous servez-vous de toutes les fonctionnalités : optimisation de planning, géolocalisation des techniciens… ?
Au sein de ZenConnect, le logiciel est utilisé par tous les services. Au niveau du support technique pour l’organisation des équipes et le suivi des informations remontées par le technicien, en relation à un ticket technique. Egalement, au niveau du service commercial, pour le suivi des interventions de maintenance chez les clients.
Nous sommes fans de la fonction « Schedule Assist », qui nous permet de gagner du temps sur la planification et de réaliser une optimisation du planning de nos techniciens. Combiner cette fonction avec les compétences (profil des techniciens et fiches d’intervention) et avec la géolocalisation, nous permet d’afficher les techniciens adéquats, ainsi que le temps du trajet pour se rendre sur le site client et réaliser la prestation.
La fonction est tellement puissante et intelligente, qu’elle calcule le temps moyen de trajet entre chaque intervention pour permettre de respecter les délais ainsi que le temps nécessaire pour que nos techniciens rentrent à leur domicile.
Par ailleurs, grâce à la fonction Reserve + Photos dans les comptes rendus d’interventions, notre technicien peut attirer l’attention sur une anomalie (site non conforme, câble coupé, etc.) qui pourrait avoir des conséquences ou bloquer l’avancement d’une intervention. Un indicateur de visuel de couleur apparait ainsi dans le rapport d’activités.
Enfin, avec les liens publics, nous mettons à disposition de nos clients, via l’url générée par Synchroteam, la liste de toutes les interventions réalisées chez eux. Ils peuvent 24h/24h et 7j/7, partout dans le monde avec une simple connexion internet, suivre l’état de l’intervention (Planifié, Synchronisé, Démarré, Suspendu, Terminé, Validé, Annulé) et accéder au compte rendu. Outre le suivi des interventions de maintenance, ils peuvent aussi effectuer un envoi du rapport par mail ou le télécharger au format PDF.
Que vous apporte aujourd’hui l’utilisation de Synchroteam ?
L’utilisation de Synchroteam chez ZenConnect nous permet d’éviter les erreurs, les loupés et les pertes de temps dans la gestion et le suivi des interventions de maintenance ou des installations d’équipement. On retrouve les informations facilement et les données ne se perdent jamais.
Le logiciel apporte aussi un confort incroyable auprès de nos techniciens, car ils disposent de toutes les informations pour réaliser leur travail sur le terrain en se connectant à l’application mobile Synchroteam via leur PC, smartphone ou tablette. Celle-ci leur permet de remplir rapidement les rapports d’activité et d’intégrer des documents. De plus, lorsque que les techniciens valident avec le client l’intervention, nous avons le droit aux plus belles signatures sur smartphone ! Auparavant, tout se faisait par mail ou papier. Désormais, les techniciens disposent d’un seul outil pour tout gérer. Leur planning maintenance est même connecté à Google Calendar.
Synchroteam permet également de faire ressortir des statistiques importantes pour la partie commerciale. Les données concernant le temps passé par les techniciens sur chaque intervention notamment, aident à calculer au plus juste, la durée de réalisation pour les futurs projets. Les propositions commerciales (dates de réalisation, temps nécessaire pour une intervention, etc.) sont ainsi mieux réajustées grâce au suivi des interventions de maintenance de façon précise.
Concernant la facturation des opérations de maintenance, nous utilisons notre propre solution. Mais nous avons ajouté un champ spécial : quand nous exportons les données de Synchroteam dans notre logiciel de facturation, cette fonctionnalité nous permet de synchroniser les numéros de commande, de façon à conserver les informations concernant chaque intervention.
Ce logiciel de gestion de tournées est-il facile à utiliser ? Avez-vous rencontré des difficultés ?
Nous n’avons rencontré aucune difficulté dans la mise en place et l’exploitation du logiciel de suivi des interventions de maintenance, car son utilisation est un jeu d’enfant. Ce qui nous aura pris le plus de temps, c’est la mise en forme des modèles de compte rendu par rapport aux types d’interventions. Mais l’application mobile (iOS & Android) comme le site web sont utilisables par tout le monde, novice ou expérimenté.
