Planification. Rien qu’en entendant ce mot, vous avez peut-être ressenti un frisson lorsque vous avez lancé votre entreprise. Vous avez probablement commencé avec la passion de résoudre des problèmes techniques complexes et de satisfaire vos clients. Cependant, il ne vous a pas fallu longtemps pour comprendre que gérer la planification des services sur le terrain joue un rôle crucial dans la réussite ou l’échec de votre entreprise.
Que vous l’aimiez ou non, disposer d’un système de planification fiable est essentiel pour favoriser la croissance et assurer un succès à long terme. Respecter les délais est un impératif dans le secteur des services sur le terrain. Des études montrent que plus de la moitié des clients ne feront plus appel à une entreprise si un technicien arrive en retard à un rendez-vous. Quel que soit votre domaine d’activité, les clients fidèles sont le pilier de votre entreprise. Avec cela en tête, voici quelques conseils de planification que vous pouvez appliquer dès maintenant.
Engagez un répartiteur compétent
Commençons par l’essentiel. Au début, vous pourriez être tenté de tout gérer vous-même. Cette approche peut fonctionner temporairement, mais elle finira par freiner votre croissance. Pour faire évoluer votre entreprise, vous devez vous concentrer sur des responsabilités stratégiques comme le marketing, le recrutement et la planification d’entreprise. Cela signifie déléguer !
Cependant, ne faites pas l’erreur de négliger cette étape. La planification des services sur le terrain demande bien plus qu’une personne qui répond au téléphone. Elle nécessite quelqu’un avec d’excellentes compétences organisationnelles et le bon équilibre entre autorité et amabilité. Votre répartiteur doit établir des limites claires avec les techniciens, tout en restant professionnel et agréable avec les clients.
Ayez les informations clients à portée de main
Lorsqu’un client vous contacte pour planifier un service, il est essentiel d’avoir ses informations immédiatement accessibles. Si vous utilisez encore des fichiers papier stockés dans une armoire, assurez-vous qu’ils sont bien organisés et faciles d’accès pour votre répartiteur.
Cela dit, pourquoi s’appuyer sur des dossiers papier à l’ère du numérique ? Pensez à passer à des outils digitaux pour répondre à vos besoins en planification des services sur le terrain. Des logiciels comme Synchroteam sont une véritable bouée de sauvetage pour les répartiteurs. Ils peuvent accéder aux fiches clients, consulter l’historique des services et des équipements, et même programmer de nouvelles interventions — le tout avant même de raccrocher.
Regroupez les interventions par localisation ou par type
Au début de votre activité, l’optimisation de votre planning n’était probablement pas une priorité. Mais à mesure que votre entreprise se développe, une mauvaise planification peut entraîner des pertes financières importantes. Une stratégie simple consiste à regrouper les interventions situées dans une même zone géographique et à les affecter au même technicien le même jour.
Votre répartiteur peut utiliser des outils GPS gratuits ou des applications de cartographie pour repérer les emplacements des clients et optimiser les itinéraires. Cependant, saisir manuellement plusieurs adresses dans un outil de cartographie peut être fastidieux et inefficace. C’est là qu’un logiciel de planification et de gestion des services sur le terrain s’avère précieux, en proposant une approche plus efficace de l’optimisation des itinéraires et de la planification.
Envoyez des rappels aux clients
Lorsque vous ajoutez de la maintenance préventive à votre planification des services sur le terrain, celle-ci est souvent prévue plusieurs mois à l’avance. Au moment du rendez-vous, il y a de fortes chances que votre client l’ait complètement oublié. La dernière chose que vous souhaitez est d’envoyer un technicien à une adresse où personne n’est présent, perdant ainsi du temps et de l’énergie à reprogrammer la visite.
Évitez ce problème en mettant en place un système de rappel client. Votre répartiteur peut appeler les clients un jour ou une semaine avant l’intervention. Encore mieux, automatisez le processus ! Avec un logiciel comme Synchroteam, vous pouvez envoyer des rappels par e-mail en un seul clic pour les rendez-vous programmés. L’application mobile peut même envoyer des notifications par SMS lorsque les techniciens sont en route pour effectuer le service.
Gardez une liste des interventions non attribuées
Dans le secteur des services sur le terrain, les imprévus arrivent et parfois certaines interventions ne peuvent pas être programmées immédiatement en raison de la disponibilité des techniciens. Avoir une liste d’attente pour les interventions non attribuées peut faire toute la différence. Par exemple, si vous utilisez un tableau blanc, créez une colonne supplémentaire “non attribuées” à côté de celles de chaque technicien. Cette colonne servira à noter les interventions en attente d’affectation.
Cette approche permet à votre entreprise de rester flexible et de s’adapter aux journées imprévisibles. Que vous utilisiez un tableau blanc ou un outil avancé comme Synchroteam pour la planification des services sur le terrain, cette stratégie s’applique à tous les systèmes.
Passez au digital !
Bien que beaucoup de ces conseils puissent être appliqués aux systèmes traditionnels basés sur le papier, passer à un logiciel de planification des services sur le terrain peut considérablement améliorer votre efficacité en matière de planification.
Pourquoi passer à un outil numérique pour la gestion des services sur le terrain ?
- Les logiciels mobiles éliminent les coûts liés au papier, permettant d’économiser des centaines d’euros par an.
- Les ordres de mission papier peuvent être perdus ou endommagés, entraînant des erreurs, une perte de temps et une baisse de revenus.
- Les outils numériques évitent les erreurs de lecture dues aux écritures manuscrites illisibles.
- La planification via un logiciel mobile permet aux techniciens d’éviter les déplacements inutiles au bureau.
- La facturation sur place via un logiciel de gestion des services accélère le cycle de facturation.
En adoptant ces pratiques et en investissant dans des solutions numériques, vous optimisez votre planification des services sur le terrain et garantissez une meilleure productivité et satisfaction client.
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Image par Leeloo The First
