Malgré tous les avantages, l’introduction de nouvelles technologies comme un logiciel de gestion SAV peut susciter de l’appréhension, notamment dans le secteur de la maintenance. L’automatisation de certaines tâches bouleverse les habitudes de travail. Les techniciens de maintenance peuvent faire preuve d’une certaine résistance face à l’utilisation d’un logiciel de planning maintenance.
Voici 4 conseils pour préparer vos collaborateurs sur le terrain, à l’automatisation de leur processus de travail via un logiciel de gestion SAV comme Synchroteam.
Mettez en place une bonne communication autour de votre outil pour une optimisation des tournées
Afin de faire connaître et de faire adopter plus facilement un logiciel de gestion SAV, mettez en place une bonne stratégie de communication. Cela permettra d’impliquer davantage les techniciens, de les rassurer face cet outil permettant une optimisation de planning : un élément crucial pour votre activité et une plus grande souplesse dans le travail, pour vous comme pour vos collaborateurs sur le terrain.
Différents moyens de communication peuvent être mis en place : mail, réunion d’équipe, démonstration de l’outil de planification de tournées… Il est très important de partager les informations clés avec les techniciens au plus tôt et régulièrement par la suite. Expliquez bien pourquoi vous avez choisi ce logiciel de gestion SAV et ce qu’il va apporter à l’entreprise ainsi qu’aux techniciens de maintenance : optimisation des tournées, un meilleur suivi d’activité des techniciens et des interventions de maintenance, la réalisation de rapports d’activité en ligne de façon très simple et rapide, etc.
Préparer une liste des avantages pour les techniciens maintenance et autres collaborateurs
Il s’agit aussi de motiver les techniciens à utiliser l’outil. Ils vont pouvoir en effet se servir de l’application mobile du logiciel de gestion SAV, depuis le terrain, pour remplir les bilans d’intervention notamment et aussi tout simplement accéder aux informations concernant les équipements concernés, ainsi qu’à leur planning d’intervention sur la journée et la semaine. A la clé :
- un allègement des charges administratives grâce à la dématérialisation des rapports d’activité
- gain de temps et réactivité assurés avec le logiciel de gestion SAV
- davantage d’autonomie
- plus de perte de documents
- réduction du taux d’erreurs
- disponibilité des informations en ligne, à tout moment et en tout lieu
- un emploi du temps qui n’est plus figé, mais évolutif en fonction des urgences et des impératifs de chacun
- …
Synchroteam vous propose par ailleurs, quelques astuces pour convaincre les techniciens de maintenance d’utiliser les nouvelles technologies.
Pensez aussi à bien accompagner votre personnel administratif ou managers au siège de l’entreprise et qui devront savoir manipuler le back office du logiciel pour traiter les informations envoyées par les techniciens depuis le terrain.
Introduisez le logiciel de gestion SAV de façon progressive et non brutale
Introduisez le logiciel de gestion SAV de façon progressive et avec soin dans les procédures de travail, afin de ne pas introduire la confusion. Proposez des formations sur le terrain pour permettre aux techniciens de se familiariser avec l’outil. Restez à leur disposition pour répondre à leurs éventuelles questions. Soutenez-les dans l’effort !
Toutefois, un CRM SAV comme Synchroteam s’avère très facile à utiliser et très intuitif. Pour la réalisation des rapports d’activité par exemple, le technicien est guidé pas à pas, pour l’intégration des informations du bilan d’intervention maintenance dans le logiciel de suivi maintenance. Certaines fonctionnalités peuvent même être personnalisées en fonction des problématiques de chaque métier.
N’utilisez pas l’optimisation de planning maintenance de façon excessive
L’automatisation, ici pour la panification des tournées, a ses limites et ne fait pas tout. Les relations humaines doivent rester la base. L’objectif n’est pas l’automatisation en elle-même, mais un outil au service de la rationalisation du processus. Il s’agit de faciliter les taches des techniciens au quotidien, tout en favorisant une plus grande efficacité et une meilleure productivité de votre service maintenance.
Donc, n’utilisez pas l’optimisation de planning automatisée de façon excessive. Conservez une marge de manœuvre humaine. Le logiciel de gestion SAV vient en appuie.
