Comme tout autre responsable d’entreprise de services sur le terrain, vous savez que vous jouez un rôle clé dans la réussite de votre entreprise. Au bout du compte, c’est vous qui prenez les bonnes décisions pour que l’entreprise continue à fonctionner comme d’habitude. Et lorsque l’inattendu survient (et croyez-moi, il surviendra à un moment ou à un autre), vous voudrez avoir de l’aide à vos côtés. Quelque chose dans les lignes d’un logiciel professionnel de maintenance CVC (Chauffage Ventilation Climatisation) qui peut vous aider à sauver la journée.
Pour vous, et pour tous les autres responsables de services sur le terrain qui luttent pour faire prospérer leur entreprise, voici une série de conseils qui peuvent vous aider à fournir un meilleur service à vos clients !
Établir un calendrier d’envoi des emails
En plus d’utiliser un logiciel de maintenance CVC tel que Synchroteam, vous utilisez probablement le courrier électronique. Après tout, c’est un outil très pratique pour communiquer avec les clients et les fournisseurs, et pour suivre les travaux.
Mais lorsque vous êtes en contact avec autant de personnes, il est difficile de suivre chaque message en temps voulu. Les problèmes importants, tels que les retards de paiement et les demandes de réapprovisionnement, peuvent facilement passer inaperçus.
Avant que cela ne se produise, assurez-vous d’établir un horaire fixe pour passer en revue votre courrier électronique. En prenant 30 minutes ou une heure pour réviser les messages chaque jour, vous éviterez que votre boîte de réception ne devienne un véritable fouillis. Et ce qui est encore plus important, c’est que cela vous aidera à garder une trace de toutes les questions importantes discutées par courrier électronique.
Prioriser les appels téléphoniques
Bien qu’un logiciel de maintenance CVC puisse vous aider à gérer de nombreuses tâches liées à la gestion du service sur le terrain, il y a encore autre chose : les appels téléphoniques. Honnêtement, vous ne pouvez pas arrêter tout ce que vous êtes en train de faire pour répondre à n’importe quel appel qui vous parvient.
Il existe quelques filtres que vous pouvez appliquer ici afin de hiérarchiser les appels téléphoniques dans votre entreprise de services sur le terrain. Vous avez l’impression que la conversation va durer longtemps ? Planifiez-la pour plus tard, voire organisez une réunion avec cette personne. S’agit-il d’un appel d’un fournisseur ou d’un client ? Ce dernier est peut-être plus sensible au facteur temps que le premier.
Cependant, la meilleure règle ici est de donner la priorité aux appels des personnes que vous payez, comme les clients de votre entreprise. Quant aux autres, faites en sorte qu’ils s’intègrent à vos autres tâches programmées. Il ne s’agit pas d’être impoli, mais d’utiliser votre temps limité de manière plus judicieuse.
Faites toujours des copies de sauvegarde
En 2021, la plupart des entreprises de services sur le terrain ont eu recours à un logiciel de maintenance CVC comme Synchroteam pour les aider à gérer leur activité. C’est beaucoup plus rapide et plus pratique que le classeur classique. Cependant, il est toujours bon de conserver des copies papier de quelques documents importants sélectionnés.
Pour ceux qui s’engagent pleinement dans un bureau sans papier, assurez-vous simplement d’avoir des copies redondantes de tous les documents importants. Cela ne fait pas de mal d’avoir plus d’une copie de sauvegarde, toujours dans des services de stockage différents, bien sûr !
Ainsi, en cas de défaillance technique ou de toute autre catastrophe telle qu‘un incendie ou une inondation, les copies de sauvegarde préserveront les données de votre entreprise. Vos informations seront en sécurité !
Restez calme et appréciez le travail
En tant que responsable d’une entreprise de services sur le terrain, vous pouvez compter sur un logiciel de maintenance CVC pour vous aider dans vos tâches quotidiennes. Mais en plus de cela, une grande partie de votre travail consiste à gérer les problèmes inattendus qui peuvent survenir.
Lorsque le moment est venu d’éteindre ces incendies, il est important que vous gardiez votre calme. Gérer les urgences avec calme est certainement la meilleure approche pour gérer une crise. Il s’agit simplement de garder les idées claires et de savoir à qui vous pouvez vous adresser en cas de besoin.
Par précaution, gardez toujours à portée de main une liste de numéros de téléphone importants et définissez un ensemble de règles de base à suivre pour ces situations. Plus vous aborderez de scénarios d’urgence, plus vous serez à même de les gérer avec succès.
En ce qui concerne le travail quotidien habituel, vous pouvez faire confiance à Synchroteam en tant que partenaire commercial idéal pour amener votre entreprise de service sur le terrain au niveau supérieur. Ouvrez votre compte de test ici et voyez par vous-même !
